دومین جلسه کارگاه آموزش تکمیلی اتوماسیون اداری برگزار شد.

طبق برنامه تعیین شده برای برگزاری دوره آموزشی تکمیلی اتوماسیون اداری ٬ دومین جلسه این کارگاه در روز ۲۹ خرداد٬ در محل سالن اجتماعات موسسه آموزش عالی علمی - کاربردی صنعت آب و برق برگزار شد.

در ابتدای این جلسه دکتر افضلیان طی سخنان کوتاهی ضمن تاکید بر لزوم این آموزشها برای کارکنان٬ تجارب مثبت کشورهای صنعتی در برگزاری جلسات آموزشی بسیار کوتاه مدت و حتی نیم ساعته به منظور طرح نکات خاص و تازه برای کارکنان را بیان کردند. ایشان همچنین با ذکر دو رویکرد متفاوت در قبال فناوری های نو٬ ضرورت شناخت عمیق اولیه از امکانات سخت افزاری و نرم افزاری به دست آمده را مطرح کردند و اظهار امیدواری نمودند که این امکانات منجمله اتوماسیون٬ از طریق تسلط بیشتر بر جنبه های قابل بهره برداری آنها٬ به افزایش بهره وری منجر شود.

سپس جناب آقای مهندس مهدیان٬ تاریخچه اتوماسیون اداری را با ذکر کلیات زیر مرور کردند:

بسم‌الله الرحمن الرحیم

v     اتوماسیون چیست؟

امروزه در هر اداره یا سازمانی یکی از مشکلات بزرگ برای کارمندان و مراجعین  طریقه مکاتبه و نامه نگاری است و پیگیری این مکاتبات به روشهای سنتی است که با توجه به توسعه سازمانها این روشهای منسوخ جوابگوی نیازهای کنونی نمی‌باشد.

با رشد و توسعه صنعت کامپیوتر و پیشرفت  فناوری اطلاعات برای مشکل فوق چاره ای اندیشیده شد. اتوماسیون اداری که هدیه صنعت فناوری اطلاعات به بروکراسی اداری است ، ایده ای نو است که عمر آن در ایران به بیش از یک دهه نمی رسد. اتوماسیون اداری محدود به یک نرم افزار کامپیوتری برای ثبت نامه ها و چرخش آنها در یک سازمان نمی باشد بلکه یک نوع تفکر مبتنی بر فناوری  جدید است که به مدیران و کارمندان اجازه می دهد بیشتر با دنیای کامپیوتر و فناوری اطلاعات‌آشناگردند.
  

v     اهمیت اطلاعات و سیستم های اطلاعاتی

اطلاعات یکی از منابع باارزش واصلی مدیران یک سازمان است. همان طور که منابع انسانی، مواداولیه و منابع مالی در روند تولید دارای نقش و ارزش خاصی هستند لکن در عصر اطلاعات و ارتباطات، اطلاعات دارای ارزش ویژه ای هستند. اطلاعات به طور محسوسی بر بینش و رفتار ما اثر می گذارد.

v     انواع سیستم های اطلاعاتی

در نخستین سالهای اختراع رایانه متخصصان توجه چندانی به نیازهای اطلاعاتی مدیران نداشته و از رایانه ها فقط جهت پــردازش داده ها در امور حسابداری استفاده می شد. در طول این دوره که تا اواسط دهه 60 به طول انجامید بیشترین تاکید بر قدرت محاسباتی و پردازش رایانه بود. درحال حاضر به این نوع کاربرد رایانه پردازش داده ها، گفته می شود و باید توجه داشت که سیستم های پردازش داده مقداری اطلاعات نیز تولید می کنند.

در اوائل دهه 1960 و پس از اختراع انواع رایانه های جدید که با هزینه کمتر اطلاعات بیشتری را پردازش می کردند روشهای جدیدتری برای معرفی تجهیزات جدید ترویج داده شده؛ یعنی سیستم های اطلاعاتی مدیریت. پس از گذشت یک دهه و به دلیل به وجود آمدن نیازهای اطلاعاتی جدید، سیستم اطلاعاتی جدید به نام سیستم پشتیبانی تصمیم گیری یا) DECISION SUPPORT SYSTEM (DSS به وجود آمد. پس از تکمیل سیستم پشتیبانی تصمیم گیری باتوجه به پیشرفتهای حاصله در تجهیزات رایانه ای، موضوع افزایش بهره وری و کارایی دفاتر مدیران و تسهیل ارتباطات بین مدیر و کارکنان ازطریق به کارگیری تجهیزات رایانه ای و الکترونیک مطرح گردید و در سال 1980 سیستم های اتوماسیون اداری طراحی گردیدند.

اما درواقع اتوماسیون اداری در سال 1964 وقتی که IBM محصول جدید خود، یعنی نوار مغناطیسی/ ماشین تایپ سلک توری (MT/ST) را معرفـــی کرد شروع شد، ماشین تایپی که می توانست به صورت اتوماتیک از روی حروف ضبط شده بر روی نوار مغناطیسی تایپ کند. این عملیات تایپ اتوماتیک خیلی زود به سیستم های کوچک در ریزپردازنده ها تبدیل شد. و تکاملهای بعدی در این زمینه ایجاد شد. و نیاز واقعی به تکامل این بود که طی دهه 1970 کارایی کارخانه ها 90 - 85 درصد افزایش یافت، درحالی که کارایی دفتری تنها 4 درصد افزایش داشت، پس بایستی سیستم هایی به وجـــــود می آمدند که موجب افزایش بهره وری و کارایی دفاتر هم می شدند.

قبل از استقرار اتوماسیون اداری

ü       فضای زیادی برای بایگانی مکاتبات و مستندات مورد نیاز بود.

ü       پیداکردن مستندات مورد نیاز مشکل و زمان بر بود.

ü        دسترسی افراد به مدارک و اسناد کنترل نمی‌شد.

ü        توزیع دستی کارها و نامه ها بین کارکنان مشکل بود.

ü       افراد زیادی برای توزیع دستی نامه‌ها و کارها مورد نیاز بود.

ü        امکان ردیابی کارها و در ادامه پی‌گیری و مدیریت آن‌ها بسیار مشکل بود .

ü        زمان انتظار پاسخ برای امور ارجاع شده طولانی می‌شد.

ü        به علت محدودیت‌های سیستم گردش کار دستی ، امکان نظارت مناسب بر عملکرد کارکنان وجود نداشت.

ü       انجام امور اداری کاملا به حضور فیزیکی کارکنان در سازمان وابسته بود .

ü        سرعت گردش کارها کند بود (زمان صرف شده برای ایجاد  یک نامه تا تائید آن طولانی بود).

ü        سرعت گردش کارها کند بود (سرعت دسترسی به بایگانی کم بود یعنی زمان زیادی صرف می‌شد).

ü        امکان تهیه گزارش های کاربردی وجود نداشت .

ü       امنیت اطلاعات در سیستم های دستی به اندازه سیستم‌های مکانیزه نیست . چرا که به دلایل گوناگون ممکن است یک نامه ، طی گردش در سازمان ناپدید شود .

بعد از استقرار اتوماسیون اداری

ü       کلیه امور مربوط به ورود نامه ، اقداماتی که بر روی آن انجام می‌شود و همچنین خروج نامه به صورت مکانیزه انجام می‌شود.

ü       امکان اطلاع از آخرین وضعیت انجام کارها ، ردیابی نامه از مرحله ورود تا خروج نامه و پی‌گیری عملیات انجام شده بر روی آن‌ها برای مدیریت به وجود آورده و از این طریق امکان نظارت بر عملکرد کارکنان را فراهم می‌کند.

ü        مدیریت می‌تواند با استفاده از سیستم اتوماسیون اداری گزارش‌های متنوعی را در مورد امور مختلف مثل مکاتبات وارده صادره و داخلی ، مکاتبات بدون پاسخ و همچنین سرعت انجام کارها تهیه کند.

ü       مدیریت می‌تواند به کارتابل کارکنان دسترسی پیداکرده و از وضعیت انجام کار توسط آن‌ها اطلاع پیدا کند.

ü        مسئولین مجاز سازمان قادر خواهند بود که در منزل خود (کلا خارج از محیط سازمان) ازسیستم استفاده کنند.

ü        نامه‌های وارده صادره و داخلی در سیستم واردشده و شماره می‌خورند در این حالت دفاتر اندیکاتورحذف شده ، یافتن نامه‌ها و مدارک به راحتی امکان پذیر است .

ü       دسترسی افراد به مدارک کنترل می‌شود.

ü        فضای اضافی بایگانی فیزیکی مدارک حذف می‌شود.

ü        سرعت و دقت انجام کارها افزایش پیدا می‌کند. (زمان صرف شده برای ایجاد تا تائید یک نامه کاهش پیدا کرده است)

ü        امکان خودکار شدن برخی از فعالیت‌های سازمان به وجود می‌آید.

ü        هزینه‌ها کاهش پیدا می‌کند. (صرفه جویی در مصرف کاغذ)

ü       مکاتبات اضافی و ارجاعات بی مورد به مدیران را حذف می‌کند.

ü       اتوماسیون اداری بستر مناسبی را برای اجرای بقیه برنامه‌های تکفا ایجاد کرده است .

ü       با استفاده از سیستم اتوماسیون اداری مفهوم سیستم در سازمان جا افتاده و فرهنگی مناسب برای پذیرش تحولات جدید در استفاده از فناوری اطلاعات در سازمان ایجاد می‌شود.

مشکلات پیش روی سیستم مکانیزه اتوماسیون اداری

   اگر واقع بینانه به مقوله اتوماسیون اداری بنگریم ، این سیستم علی رغم محسنات بسیار، دارای مشکلات خاص خود در راستای پیاده‌سازی می‌باشد. براثر تحولی که درسیستم اداری هرسازمان ایجاد می‌شود، معمولا مواردی بروز می‌نماید که ذیلاًً به رئوس کلی آن اشاره می‌گردد:

ü       ناآشنایی محیط های نرم افزاری برای برخی ازکاربران و راحتی و ملموس  بودن استفاده از کاغذبه صورت سنتی

ü        نیاز به درجه هایی ازآگاهی فنی درمیان کاربران  سیستم

ü        زیادشدن تعاملات درون سازمانی و نیاز به فرهنگ سازی مناسب و ارتقاء سطح آگاهی کارکنان

ü       پیچیده تر شدن مشکلات بعلت استفاده از ابزارمدرن تر

ü       نیاز به بسترسخت افزاری و شبکه مناسب و کارا و نیاز به پشتیبانی به موقع و مداوم

ü       نیاز به صرف هزینه (سخت افزار، نرم افزارو پشتیبانی بی وقفه)

ü       افزایش توقعات پرسنل دراثرارتقاء فن آوری و نیاز به تغییر استانداردها

n      منابع و مآخذ

 -  سیستم های اتوماسیون اداری )لیلی حبیبی)

 - پایگاه اطلاع رسانی شرکت همکاران سیستم