دومین جلسه کارگاه آموزش تکمیلی اتوماسیون اداری برگزار شد.

طبق برنامه تعیین شده برای برگزاری دوره آموزشی تکمیلی اتوماسیون اداری ٬ دومین جلسه این کارگاه در روز ۲۹ خرداد٬ در محل سالن اجتماعات موسسه آموزش عالی علمی - کاربردی صنعت آب و برق برگزار شد.

در ابتدای این جلسه دکتر افضلیان طی سخنان کوتاهی ضمن تاکید بر لزوم این آموزشها برای کارکنان٬ تجارب مثبت کشورهای صنعتی در برگزاری جلسات آموزشی بسیار کوتاه مدت و حتی نیم ساعته به منظور طرح نکات خاص و تازه برای کارکنان را بیان کردند. ایشان همچنین با ذکر دو رویکرد متفاوت در قبال فناوری های نو٬ ضرورت شناخت عمیق اولیه از امکانات سخت افزاری و نرم افزاری به دست آمده را مطرح کردند و اظهار امیدواری نمودند که این امکانات منجمله اتوماسیون٬ از طریق تسلط بیشتر بر جنبه های قابل بهره برداری آنها٬ به افزایش بهره وری منجر شود.

سپس جناب آقای مهندس مهدیان٬ تاریخچه اتوماسیون اداری را با ذکر کلیات زیر مرور کردند:

بسم‌الله الرحمن الرحیم

v     اتوماسیون چیست؟

امروزه در هر اداره یا سازمانی یکی از مشکلات بزرگ برای کارمندان و مراجعین  طریقه مکاتبه و نامه نگاری است و پیگیری این مکاتبات به روشهای سنتی است که با توجه به توسعه سازمانها این روشهای منسوخ جوابگوی نیازهای کنونی نمی‌باشد.

با رشد و توسعه صنعت کامپیوتر و پیشرفت  فناوری اطلاعات برای مشکل فوق چاره ای اندیشیده شد. اتوماسیون اداری که هدیه صنعت فناوری اطلاعات به بروکراسی اداری است ، ایده ای نو است که عمر آن در ایران به بیش از یک دهه نمی رسد. اتوماسیون اداری محدود به یک نرم افزار کامپیوتری برای ثبت نامه ها و چرخش آنها در یک سازمان نمی باشد بلکه یک نوع تفکر مبتنی بر فناوری  جدید است که به مدیران و کارمندان اجازه می دهد بیشتر با دنیای کامپیوتر و فناوری اطلاعات‌آشناگردند.
  

v     اهمیت اطلاعات و سیستم های اطلاعاتی

اطلاعات یکی از منابع باارزش واصلی مدیران یک سازمان است. همان طور که منابع انسانی، مواداولیه و منابع مالی در روند تولید دارای نقش و ارزش خاصی هستند لکن در عصر اطلاعات و ارتباطات، اطلاعات دارای ارزش ویژه ای هستند. اطلاعات به طور محسوسی بر بینش و رفتار ما اثر می گذارد.

v     انواع سیستم های اطلاعاتی

در نخستین سالهای اختراع رایانه متخصصان توجه چندانی به نیازهای اطلاعاتی مدیران نداشته و از رایانه ها فقط جهت پــردازش داده ها در امور حسابداری استفاده می شد. در طول این دوره که تا اواسط دهه 60 به طول انجامید بیشترین تاکید بر قدرت محاسباتی و پردازش رایانه بود. درحال حاضر به این نوع کاربرد رایانه پردازش داده ها، گفته می شود و باید توجه داشت که سیستم های پردازش داده مقداری اطلاعات نیز تولید می کنند.

در اوائل دهه 1960 و پس از اختراع انواع رایانه های جدید که با هزینه کمتر اطلاعات بیشتری را پردازش می کردند روشهای جدیدتری برای معرفی تجهیزات جدید ترویج داده شده؛ یعنی سیستم های اطلاعاتی مدیریت. پس از گذشت یک دهه و به دلیل به وجود آمدن نیازهای اطلاعاتی جدید، سیستم اطلاعاتی جدید به نام سیستم پشتیبانی تصمیم گیری یا) DECISION SUPPORT SYSTEM (DSS به وجود آمد. پس از تکمیل سیستم پشتیبانی تصمیم گیری باتوجه به پیشرفتهای حاصله در تجهیزات رایانه ای، موضوع افزایش بهره وری و کارایی دفاتر مدیران و تسهیل ارتباطات بین مدیر و کارکنان ازطریق به کارگیری تجهیزات رایانه ای و الکترونیک مطرح گردید و در سال 1980 سیستم های اتوماسیون اداری طراحی گردیدند.

اما درواقع اتوماسیون اداری در سال 1964 وقتی که IBM محصول جدید خود، یعنی نوار مغناطیسی/ ماشین تایپ سلک توری (MT/ST) را معرفـــی کرد شروع شد، ماشین تایپی که می توانست به صورت اتوماتیک از روی حروف ضبط شده بر روی نوار مغناطیسی تایپ کند. این عملیات تایپ اتوماتیک خیلی زود به سیستم های کوچک در ریزپردازنده ها تبدیل شد. و تکاملهای بعدی در این زمینه ایجاد شد. و نیاز واقعی به تکامل این بود که طی دهه 1970 کارایی کارخانه ها 90 - 85 درصد افزایش یافت، درحالی که کارایی دفتری تنها 4 درصد افزایش داشت، پس بایستی سیستم هایی به وجـــــود می آمدند که موجب افزایش بهره وری و کارایی دفاتر هم می شدند.

قبل از استقرار اتوماسیون اداری

ü       فضای زیادی برای بایگانی مکاتبات و مستندات مورد نیاز بود.

ü       پیداکردن مستندات مورد نیاز مشکل و زمان بر بود.

ü        دسترسی افراد به مدارک و اسناد کنترل نمی‌شد.

ü        توزیع دستی کارها و نامه ها بین کارکنان مشکل بود.

ü       افراد زیادی برای توزیع دستی نامه‌ها و کارها مورد نیاز بود.

ü        امکان ردیابی کارها و در ادامه پی‌گیری و مدیریت آن‌ها بسیار مشکل بود .

ü        زمان انتظار پاسخ برای امور ارجاع شده طولانی می‌شد.

ü        به علت محدودیت‌های سیستم گردش کار دستی ، امکان نظارت مناسب بر عملکرد کارکنان وجود نداشت.

ü       انجام امور اداری کاملا به حضور فیزیکی کارکنان در سازمان وابسته بود .

ü        سرعت گردش کارها کند بود (زمان صرف شده برای ایجاد  یک نامه تا تائید آن طولانی بود).

ü        سرعت گردش کارها کند بود (سرعت دسترسی به بایگانی کم بود یعنی زمان زیادی صرف می‌شد).

ü        امکان تهیه گزارش های کاربردی وجود نداشت .

ü       امنیت اطلاعات در سیستم های دستی به اندازه سیستم‌های مکانیزه نیست . چرا که به دلایل گوناگون ممکن است یک نامه ، طی گردش در سازمان ناپدید شود .

بعد از استقرار اتوماسیون اداری

ü       کلیه امور مربوط به ورود نامه ، اقداماتی که بر روی آن انجام می‌شود و همچنین خروج نامه به صورت مکانیزه انجام می‌شود.

ü       امکان اطلاع از آخرین وضعیت انجام کارها ، ردیابی نامه از مرحله ورود تا خروج نامه و پی‌گیری عملیات انجام شده بر روی آن‌ها برای مدیریت به وجود آورده و از این طریق امکان نظارت بر عملکرد کارکنان را فراهم می‌کند.

ü        مدیریت می‌تواند با استفاده از سیستم اتوماسیون اداری گزارش‌های متنوعی را در مورد امور مختلف مثل مکاتبات وارده صادره و داخلی ، مکاتبات بدون پاسخ و همچنین سرعت انجام کارها تهیه کند.

ü       مدیریت می‌تواند به کارتابل کارکنان دسترسی پیداکرده و از وضعیت انجام کار توسط آن‌ها اطلاع پیدا کند.

ü        مسئولین مجاز سازمان قادر خواهند بود که در منزل خود (کلا خارج از محیط سازمان) ازسیستم استفاده کنند.

ü        نامه‌های وارده صادره و داخلی در سیستم واردشده و شماره می‌خورند در این حالت دفاتر اندیکاتورحذف شده ، یافتن نامه‌ها و مدارک به راحتی امکان پذیر است .

ü       دسترسی افراد به مدارک کنترل می‌شود.

ü        فضای اضافی بایگانی فیزیکی مدارک حذف می‌شود.

ü        سرعت و دقت انجام کارها افزایش پیدا می‌کند. (زمان صرف شده برای ایجاد تا تائید یک نامه کاهش پیدا کرده است)

ü        امکان خودکار شدن برخی از فعالیت‌های سازمان به وجود می‌آید.

ü        هزینه‌ها کاهش پیدا می‌کند. (صرفه جویی در مصرف کاغذ)

ü       مکاتبات اضافی و ارجاعات بی مورد به مدیران را حذف می‌کند.

ü       اتوماسیون اداری بستر مناسبی را برای اجرای بقیه برنامه‌های تکفا ایجاد کرده است .

ü       با استفاده از سیستم اتوماسیون اداری مفهوم سیستم در سازمان جا افتاده و فرهنگی مناسب برای پذیرش تحولات جدید در استفاده از فناوری اطلاعات در سازمان ایجاد می‌شود.

مشکلات پیش روی سیستم مکانیزه اتوماسیون اداری

   اگر واقع بینانه به مقوله اتوماسیون اداری بنگریم ، این سیستم علی رغم محسنات بسیار، دارای مشکلات خاص خود در راستای پیاده‌سازی می‌باشد. براثر تحولی که درسیستم اداری هرسازمان ایجاد می‌شود، معمولا مواردی بروز می‌نماید که ذیلاًً به رئوس کلی آن اشاره می‌گردد:

ü       ناآشنایی محیط های نرم افزاری برای برخی ازکاربران و راحتی و ملموس  بودن استفاده از کاغذبه صورت سنتی

ü        نیاز به درجه هایی ازآگاهی فنی درمیان کاربران  سیستم

ü        زیادشدن تعاملات درون سازمانی و نیاز به فرهنگ سازی مناسب و ارتقاء سطح آگاهی کارکنان

ü       پیچیده تر شدن مشکلات بعلت استفاده از ابزارمدرن تر

ü       نیاز به بسترسخت افزاری و شبکه مناسب و کارا و نیاز به پشتیبانی به موقع و مداوم

ü       نیاز به صرف هزینه (سخت افزار، نرم افزارو پشتیبانی بی وقفه)

ü       افزایش توقعات پرسنل دراثرارتقاء فن آوری و نیاز به تغییر استانداردها

n      منابع و مآخذ

 -  سیستم های اتوماسیون اداری )لیلی حبیبی)

 - پایگاه اطلاع رسانی شرکت همکاران سیستم

چرا نمونه تصادفی؟ چرا فرضیه و آزمون؟

جلسه دفاعیه پژوهشی درباره وضع اشتغال دانش آموختگان دانشگاه جامع فرصت مناسبی برای طرح چند نکته فراهم کرد که ممکن است برای کارشناسان عزیز٬ به ویژه کسانی که در عرصه های فنی و مهندسی تخصص دارند٬ با ابهاماتی همراه باشد. طرح برخی از پرسش ها در این جلسه نشان داد که هنوز برخی از مبانی پژوهش برای متخصصان یاد شده مبهم مانده است. لذا با همکاری استاد بزرگوار جناب آقای بینقی ٬ این پرسش ها در اینجا به شکل های ساده تری مطرح می شود و پاسخ های اولیه برای آنها نوشته می شود. بحث و بررسی بیشتر در این موارد می تواند به رفع ابهام های یاد شده کمک کند.

۱- آیا می توانیم برای همه افراد جامعه مورد نظر یک پژوهش٬ پرسشنامه بفرستیم و سپس پاسخ های دریافتی را ملاک قضاوت درباره جامعه قرار دهیم؟

 در پاسخ می توان گفت که هرقدر نمونه آماری بزرگتر باشد، نتایج به دست آمده قابل اطمینان تر است. پس اگر بتوانیم همه جامعه را مورد پرسش قرار دهیم، بی تردید باید همین کار را انجام دهیم. اما چنین کاری معمولا بسیار دشوار و زمان بر است. یکی از دلایلی که پژوهشگران به جای سرشماری به سراغ نمونه برداری می روند، هزینه های سرشماری است.

البته نمونه برداری هم کار ساده ای نیست زیرا نمونه باید معرف جامعه باشد تا بتوان نتایج حاصله را به جامعه آماری تعمیم داد. استاد عزیزم جناب آقای دکتر محمود شیرازی زمانی که در دانشگاه شهید بهشتی در محضرشان شاگردی می کردم فرموده بودند که نمونه برداری می تواند غیراحتمالی یا احتمالی باشد. نمونه غیراحتمالی ممکن است برمبنای دردسترس بودن یا به صورت قضاوتی تعیین شود. مثلا اگر سریک چهارراه بایستیم و به صورت "دیمی" از هر کس از آنجا رد می شود پرسش کنیم، هرقدر هم تعداد نمونه افزایش یابد، نتیجه حاصله نظر جامعه را نشان نمی دهد و تنها می توان گفت گرایش یک عده از مردم را نشان می دهد. نمونه برداری قضاوتی هم زمانی است که از عده خاصی (مثلا دانشجویان یک دانشگاه) پرسشی را مطرح نماییم. قطعا نتایج به دست آمده را نمی توان به همه شهروندان تعمیم داد. اما نمونه تصادفی بر اساس اصول و قواعد احتمالات صورت می گیرد و مهمترین شرط آن، تصادفی بودن است. منظور از تصادفی این است که همه آحاد جامعه، شانس یکسانی در انتخاب شدن داشته باشند. روشی که بتواند یک نمونه واقعا تصادفی را برگزیند، بسیار دشوار است و نیازمند تعمق و برنامه ریزی منطقی است.

اما وقتی پرسشنامه خود را برای جامعه آماری نمونه (که می تواند تمام جامعه هم باشد) می فرستیم، نرخ بازگشت باید کافی باشد. مثلا اگر ما پرسشنامه ای برای تمامی 3000 نفر کارکنان یک کارخانه می فرستیم و 1000 نفر از آنان هم به ما پاسخ می دهند، نتایج ما قابل تعمیم به تمام کارخانه نیست. زیرا فرضا تنها افرادی که سواد یا وقت کافی داشته اند به ما جواب داده اند و ممکن است نظرات به دست آمده تنها معرف نظر مدیران و کارشناسان و متخصصان باشد. اما اگر کارکنان در گروههای کارگران ساده (1500 نفر)، تکنسین ها (1000 نفر)، کارشناسان (300 نفر) و مدیران (200 نفر) قرار دارند و ما بجای 3000 پرسشنامه، فقط 750 پرسشنامه به نسبت مساوی بین این گروهها توزیع کرده باشیم و تنها 600 پاسخ (حدودا به نسبت مساوی از هر گروه) دریافت کرده باشیم، نتایج پژوهش قابل اتکاء و قابل تعمیم است. یعنی این 600 پاسخ بسیار با ارزش تر از آن 1000 پاسخ است.

جناب آقای دکتر مهدی ایران نژاد پاریزی که افتخار شاگردی ایشان در موسسه تحقیقات و آموزش مدیریت نصیبم شد، معتقد بودند باید با پیگیری از طریق مکاتبه یا تلفن زدن، تعداد پاسخ های دریافت شده را به بیش از 75 درصد کل پرسشنامه های ارسالی رساند. ایشان با استناد به منابع علمی جهانی می فرمودند که اگر کمتر از 50 درصد جواب دریافت شود، نمی توان نتایج حاصله را به جامعه مورد نظر تعمیم داد. فراموش نکنیم که حداقل های مورد اشاره ایشان به 25 سال پیش تعلق دارد. در آن زمان بانک اطلاعاتی از افراد در دست نبود، امکان ارسال ایمیل و استفاده از تلفن همراه و بسیاری از پیشرفتهای عظیمی که در عرصه اطلاعات و ارتباطات صورت گرفته است، یا وجود نداشت و یا بسیار ضعیف بود.

2- آیا استفاده از فرضیه آماری و به کار بردن ضریب همبستگی یا ضریب اینوباخ به زمانی مربوط می شود که بخواهیم دو جامعه را با هم مقایسه کنیم؟

دکتر حیدرعلی هومن در صفحه 14 کتاب "شناخت روش علمی در علوم رفتاری (پایه های پژوهش)" که در سال 1374 به عنوان کتاب برگزیده سال انتخاب شد، به نقل از کرلینگر پژوهش علمی را چنین تعریف می کند:

پژوهش علمی عبارت است از مطالعه نظامدار، کنترل شده، تجربی و انتقادی یک یا چند قضیه فرضی درباره روابط احتمالی میان پدیده های طبیعی

البته مقصود آن نیست که هر پژوهشی حتما باید فرضیه داشته باشد. در صفحه 63 همان کتاب می خوانیم که در برخی پژوهشها (به ویژه مطالعات انکشافی)، مناسب یا حتی ممکن نیست که بتوان درباره نتایج پژوهش پیش بینی کرد، و در آنها فقط مسئله بیان می شود که در این صورت آزمون آماری آنها احتمالا دو سویه خواهد بود. دکتر هومن در بیان انواع مطالعات پژوهشی (صفحه 251) می نویسند: "اهم این مطالعات عبارت است از مطالعات موردی، تاریخی، توصیفی، اکتشافی، طولی و مقطعی، میدانی، آزمایشگاهی، تجربی و پس رویدادی، همبستگی و همخوانی، تجربی حقیقی و شبه تجربی." سپس چهار مولفه اصلی طرحهای پژوهشی یعنی مقایسه، دستکاری، کنترل و تعمیم پذیری را تشریح می کنند و نشان می دهند که حتی در طرحهای پیش آزمایشی نیز که ضعیف ترین طرحهای پژوهش محسوب می شود (صفحه 325)، بازهم فرضیه پژوهشی و آزمون فرضیه مطرح است.

اما آلفای کرونباخ ضریبی است که برای تایید پایایی پرسشها به کار می رود و ارتباطی با آزمون فرضیه ندارد. بازهم با استفاده از درسهای دکتر شیرازی عرض می کنم: ما بجز آمار توصیفی، آمار استنباطی داریم که به شاخص های رابطه ای، آزمون های میانگین، تطابق توزیع و رگرسیون قسمتهایی از آن محسوب می شود.

در مورد شاخص های رابطه ای، اگر نوع داده کمی باشد ضریب همبستگی پیرسن، رتبه ای باشد ضریب همبستگی اسپیرمن یا ضریب همبستگی کندال، اسمی باشد ضریب همبستگی کندال، آماره خای مربع در جداول توافقی، ضریب فی، v کرامر به کار می رود.

در مورد آزمون های میانگین، اگر یک گروه داشته باشیم آزمون پارامتری t یک نمونه ای، دو گروه مستقل اسمی داشته باشیم آزمون خای دو برای رابطه، دو گروه مستقل کمی یا رتبه ای داشته باشیم آزمون پارامتری t نمونه های مستقل یا آزمون ناپارامتری من - ویتنی، دو گروه وابسته اسمی داشته باشیم آزمون مک نمار، دو گروه وابسته کمی یا رتبه ای داشته باشیم آزمون پارامتری t نمونه های وابسته یا آزمون ناپارامتری ویلکاکسون یا آزمون ناپارامتری علامت، و اگر بیش از دو گروه داشته باشیم آزمون پارامتری واریانس ساده یا آزمون ناپارامتری کروسکال - والیس برای k نمونه یا آزمون ناپارامتری فریدمن - کوکران Q ، کندال w به کار می رود.

در مورد تطابق توزیع اگر داده کمی یا رتبه ای باشد آزمون ناپارامتری کولموگراف - اسمیرنف، اگر اسمی دو مقداری باشد آزمون ناپارامتری دو جمله ای یا آزمون ناپارامتری تصادفی بودن، اگر اسمی بیش از دو مقدار باشد آزمون ناپارامتری خای مربع به کار می رود.

به علاقه مندان پیشنهاد می شود برای اطلاعات بیشتر در مورد رگرسیون و آزمون فرض آماری میانگین یک جامعه، آزمون فرض مقایسه میانگین دو جامعه، آزمون مشاهدات زوجی، آزمون نسبت موفقیت دوجامعه، آزمون فرض مقایسه نسبت موفقیت در دو جامعه، آزمون فرض آماری واریانس یک جامعه، آزمون فرض آماری برای مقایسه نسبت واریانس دو جامعه، آزمون استقلال، آزمون همگونی، آزمون نیکویی برازش، آزمون های تعقیبی، آزمون توکی، آزمون معنی دار بودن ضریب همبستگی، و انواع آزمونهای ناپارامتری به کتاب "روشهای آمار کاربردی با رویکرد آمار در پژوهش" نوشته دکتر محمود شیرازی، نشر شکوه اندیشه سال 1383 مراجعه کنند.

پژوهشی درباره وضع اشتغال دانش آموختگان دانشگاه جامع

جناب آقای بینقی در چلسه ای در محل موسسه آموزش عالی علمی - کاربردی صنعت آب و برق٬ در حضور نماینده دانشگاه جامع٬ مدیر دفتر پژوهش و فناوری٬ ناظر تحقیق و دیگر مسئولین ذیربط به دفاع از پژوهش خود در زمینه وضعیت اشتغال دانش آموختگان دانشگاه جامع علمی - کاربردی در صنعت آب و برق پرداختند. چکیده این پژوهش را در اینجا می خوانیم:

چکیده پژوهش

       پژوهش حاضر با هدف بررسی وضعیت شغلی دانش آموختگان رشته های کاردانی و کارشناسی علمی ـ کاربردی مراکز آموزشی وابسته به موسسه آموزش عالی علمی ـ کاربردی صنعت آب و برق انجام شده است. روش پژوهش توصیفی از نوع زمینه یابی و ابزار گردآوری داده ها پرسش نامه بوده است. جامعه آماری پژوهش را کلیه دانش آموختگان مجتمع های عالی آموزشی و پژوهشی آذربایجان، اصفهان، ‌خراسان، ‌غرب و فارس که طی سالهای 1377 تا 1380 پذیرفته و از سال 1379 تا 1383 دانش آموخته شده اند،‌ تشکیل می دهد. این تعداد قریب 2100 نفر می باشد.‌ نمونه آماری شامل471 نفر بودکه برابر با 21/26 درصد جامعه آماری می باشد.

      تعداد رشته های تحصیلی، ‌عبارت بوده است از یازده رشته کاردانی و یک رشته کارشناسی. ‌71 درصد دانش آموختگان در رشته های اختصاصی وزارت نیرو تحصیل کرده اند و 29 درصد در رشته های غیر اختصاصی وزارت نیرو.  با توجه به اطلاعات گردآوری شده :‌

1 - از مجموع 471 نفر دانش‌آموخته، 234 نفر (معادل 7/49 درصد) شاغل و 237 نفر (معادل 3/50 درصد) بیکار هستند. 32 درصد از دانش‌آموختگان بیکار، اختصاصی بودن رشته‌های علمی - کاربردی صنعت آب و برق و ناشناخته بودن رشته‌ها در بازار کار را علت اصلی عدم موفقیت شغلی ذکر کرده‌اند. سایر دانش آموختگان غیر شاغل به مواردی مانند خدمت نظام وظیفه، ادامه تحصیل، ازدواج و... اشاره کرده اند. از تعداد شاغلین، 61 نفر (معادل 25 درصد) شاغل یکی از شرکت‌های تابعه و وابسته به وزارت‌نیرو و  155 نفر (معادل 2/66 درصد) شاغل شرکت‌های غیردولتی (مرتبط با صنعت آب و برق) هستند،  18 نفر (معادل 7/7 درصد) نیز در مشاغل آزاد فعالیت دارند.

2- وضعیت اشتغال دانش‌آموختگان رشته‌های  اختصاصی وزارت‌نیرو به کل دانش‌آموختگان این رشته‌ها مناسب تر است.

3- بیشترین میزان اشتغال دانش‌آموختگان مربوط به گروه آموزشی برق و کمترین مربوط به گروه آموزشی  آب و محیط زیست است.

4- تناسب شغل و رشته‌تحصیلی حدود 66/35 درصد دانش‌آموختگان نامناسب و حدود34/64 درصد مناسب اعلام شده است.

۵- میزان رضایت از شغل حدود 57 درصد دانش‌آموختگان نامناسب و حدود 43 درصد مناسب است.