دستورالعمل نحوه انجام مناقصه و مزایده در موسسه

ماده 1-  آگهی مناقصه و مزایده حداقل یک نوبت در روزنامه­های کثیرالانتشار کشور و در صورت لزوم یک تا ۳ نوبت در روزنامه­های کثیرالانتشار محلی منتشر می­گردد.

تبصره 1ـ موسسه در صورتی که لازم تشخیص دهد می­تواند علاوه بر آگهی مناقصه یا مزایده با استفاده از سایر امکانات از قبیل نشر آگهی در محل‌های مناسب یا پخش آگهی از طریق دیگر رسانه­های ارتباط جمعی یا ارسال آگهی برای اشخاص ذیربط (فروشندگان و خریداران کالا یا خدمات) از متقاضیان دعوت به عمل آورد.

تبصره 2ـ در مواردی ­که با تشخیص موسسه٬ موضوع معامله ایجاب نماید که آگهی مناقصه یا مزایده در سطح بین­المللی منتشر شود می‌توان نسبت به درج آن در نشریات بین‌المللی داخلی یا خارجی اقدام کرد و یک نسخه از آگهی از طریق وزارت امور خارجه به سفارتخانه­های کشورهای ذیربط در تهران یا سفارتخانه­های جمهوری اسلامی ایران در خارج از کشور فرستاده شود.

ماده 2-       در مناقصه نکات زیر باید رعایت شود:

ـ نوع و مقدار کار یا کالا با ذکر مشخصات کامل،

ـ مدت و محل و نحوه تحویل کالا یا خدمت و ترتیب عمل و میزان خسارت در مواردی­ که طرف معامله در تحویل کالا یا انجام کار کلاً یا بعضاً تاخیر نماید

ـ تصریح بر اینکه بهای پیشنهادی باید به مبلغ مشخص یا بر اساس درصد کسر یا اضافه نسبت به واحد بهای اعلام شده تعیین و در پاکت لاک و مهر شده تسلیم گردد

ـ مدت قبول پیشنهاد کتبی که حداقل 10 روز پس از انتشار آخرین آگهی در روزنامه
کثیرالانتشار خواهد بود

ـ محل و نحوه تسلیم پیشنهاد

ـ میزان و نوع سپرده شرکت در مناقصه (اعم از واریز وجه نقد به حساب سپرده موسسه یا ارائه ضمانت­نامه یا چک بانکی در وجه موسسه)

ـ میزان تضمین حسن انجام کار یا معامله و نحوه دریافت و استرداد آن

ـ حداکثر مدتی که برای بررسی پیشنهادها و تشخیص واجد یا واجدین شرایط برنده مناقصه لازم است

ـ روز و ساعت و محل قرائت پیشنهادهای رسیده و مجاز بودن حضور پیشنهاد دهندگان یا نمایندگان رسمی آنها در کمیسیون مناقصه

ـ میزان پیش پرداخت و ترتیب واریز در صورتی ­که پرداخت آن به تشخیص موسسه به ترتیب مناقصه لازم باشد

ـ محل توزیع یا فروش نقشه­ها و مشخصات کار و شرایط در صورت لزوم

ـ محل توزیع نمونه قراردادها و ضمانت­نامه­ها در صورت لزوم، که در آن صورت می‌بایست فرم مربوط توسط متقاضی یا نمایندگان رسمی او دریافت و با قید "مورد قبول است" امضا و ضمیمه پیشنهاد شود

ـ تصریح این نکته که صرفاً شرکت در مناقصه و ارائه پیشنهاد٬ ایجاد حق برای شرکت کننده و ایجاد تکلیف یا سلب اختیار برای دستگاه مناقصه‌گزار نمی‌نماید.

ماده 3-   در صورتی ­که موسسه ذکر شرایط خاصی را علاوه بر مندرجات ماده 2 لازم تشخیص دهد و با آیین­نامه مالی و معاملاتی موسسه مغایر نباشد٬ می­تواند در مناقصه منظور نماید.

ماده 4-  منظـور نمـودن هرگونه شرط یـا شروط جدید در قـرارداد علاوه بـر مندرجات مناقصه که برای برنده مناقصه امتیاز محسوب گردد٬ ممنوع می­باشد.

ماده 5-  در صورتی­ که شرایط مناقصه که می­بایست مطابق با مواد 2 و 3 و بندهای آن در آگهی ذکر شود مفصل بوده، مستلزم هزینه زیادی شود می­توان نوع کار یا کالای مورد معامله٬ تعداد و محل تحویل٬ میزان پیش پرداخت و مدت و محل قبول پیشنهادها و میزان سپرده یا ضمانت­نامه شرکت در مناقصه در آگهی درج شود و تصریح گردد که نقشه­ها و برگ شرایط و مشخصات معامله در محل موجود است و پیشنهاد دهندگان باید یک نسخه از آن را دریافت و با قید "مورد قبول است" امضا و ضمیمه پیشنهاد٬ تسلیم نمایند.

ماده 6-  موسسه مکلف است٬ در تاریخ مقرر و اعلام شده در آگهی٬ کمیسیون مناقصه را با حضور کلیه اعضا تشکیل و به شرح زیر تصمیم اتخاذ نماید:

1ـ در صورتجلسه کمیسیون نفرات اول تا سوم برنده مناقصه را با توجه به قیمت‌های پیشنهادی «شرایط پیشنهادی متقاضیان و صلاحیت­ها و توانائی­ها» مشخص و به اطلاع برسد.

2ـ دلایل رد پیشنهادهای مبهم یا ناقص صراحتاً ذکر شود و به اطلاع طرف ذینفع برسد.

ماده 7-  سپرده برنده اول شرکت در مناقصه که ظرف مدت یک هفته پس از اعلام نتیجه مناقصه حاضر به تنظیم قرارداد یا انجام معامله نباشد٬ به نفع موسسه ضبط می­شود.

تبصره ـ سپرده شرکت در مناقصه برندگان دوم و سوم مناقصه٬ حداکثر ظرف مدت یک­ ماه باید به آنان مسترد شود٬ مگر اینکه در این مدت برای انجام معامله یا تنظیم قرارداد٬ پیشنهاد کتبی موسسه به ترتیب اولویت به نامبردگان ابلاغ گردد که در این صورت به شرط استنکاف برندگان از انجام معامله٬ سپرده آنان نیز به نفع موسسه ضبط خواهد شد.

ماده 8-   موسسه مجاز است مقدار کار یا کالای مورد معامله را تا 25% افزایش یا کاهش دهد.

ماده 9-       موسسه در رد تمام یا هر یک از پیشنهادها مختار است.

تبصره ـ دلایل رد پیشنهادها می‌بایست در صورت­جلسه موضوع ماده 6 این دستورالعمل صراحتاً ذکر شود.

ماده 10-       موسسه مکلف است هر گونه عوارض و کسور قانونی را که به­ مبلغ معامله تعلق میگیرد هنگام پرداخت از مبلغ ناخالص معامله کسر و به حساب­های مربوط واریز و رسید آن را به فروشنده یا طرف قرارداد تسلیم نماید.

ماده 11-       میزان سپرده شرکت در مناقصه به تشخیص بالاترین مقام اجرائی از 5% مبلغ معامله کمتر و از20% آن بیشتر نخواهد بود و در هر حال این مبلغ نباید از 000‚500 ریال کمتر باشد.

ماده 12-       موسسه مکلف است هنگام عقد قرارداد حداقل 5% و حداکثر 10% بابت ضمانت حسن اجرای تعهدات از طرف قرارداد ضمانت­نامه بانکی یا سپرده نقدی که به حساب واریز شود٬ دریافت نماید. در موارد استثنائی با تشخیص رییس‌ موسسه سفته یا چک بانکی به جای ضمانت­نامه بانکی اخذ‌ می­شود.

ماده 13-   موسسه مکلف است در مورد قراردادهای ساختمانی و حمل و نقل٬ علاوه بر اخذ تضمین ماده 12 در هر پرداخت معادل 10% اقلام پرداختی را بابت سپرده حسن انجام کار نزد خود نگهداری نماید.

ماده 14-       سپرده ماده 13 پس از تحویل قطعی کار یا خدمت انجام شده و تنظیم صورت­مجلس تحویل قطعی به ذینفع مسترد می­گردد.

تبصره ـ آن قسمت از سپرده موضوع ماده 13 که در اثر عدم اجرای حسن انجام کار به تصویب هیأتی مرکب از نماینده تام­الاختیار موسسه٬ مدیر امور مالی٬ نماینده تام­الاختیار طرف قرارداد و مشاور ضبط می­گردد، درآمد موسسه خواهد بود.

ماده 15-   اعضای کمیسیون مناقصه عبارتند از:

            1ـ معاون پشتیبانی موسسه

2ـ مدیر امور مالی موسسه

3ـ یک نفر نماینده رئیس موسسه.

اعضای مذکور با حکم رسمی رئیس موسسه به این منظورمنصوب و حسب مورد از آنان برای شرکت در جلسه دعوت به عمل می­آید و اعضای مذکور مکلف به حضور در جلسه در وقت مقرر و اظهار نظر خواهند بود. لیکن، آرای کمیسیون با اکثریت قابل اجرا می­باشد.

تبصره ـ حضور کارشناس ذیربط در مواردی­ که معامله مربوط به امور فنی باشد با تشخیص رئیس موسسه الزامی است.

ماده 16-  در صورتی که در موعد مقرر پیشنهادی نرسیده باشد، موسسه می­تواند مناقصه را تجدید یا موضوع را برای اخذ تصمیم به‌ هیأت‌ موضوع ماده 46 آیین­نامه مالی و معاملاتی ارجاع دهد.

ماده 17-  موسسه در مواردی که لازم بداند، می­تواند یک‌ روز قبل از افتتاح پیشنهادهای رسیده، شاخص قیمت­های مربوط به موضوع مناقصه را به طریق مقتضی و مطمئن به ­طور محرمانه تهیه و در پاکت لاک ‌و ‌مهر شده در اختیار کمیسیون مناقصه قرار دهد.

ماده 18-  ماموران و مسوولان موسسه موظفند برای ابلاغ نتیجه مناقصه به برنده، به ­نحوی اقدام نمایند که به­علت انقضای مدت، خسارتی متوجه موسسه نگردد، در غیر این صورت تعلل آنها قابل تعقیب است.

ماده 19-  درمواردی که انجام کار یا تحویل کالای مورد مناقصه ظرف حداکثر 10 روز کاری پس از ابلاغ نظر کمیسیون به برنده میسر نباشد، عقد قرارداد الزامی است.

ماده 20-   قرارداد بایستی حاوی نکات زیر باشد:

ـ نام متعاملین

ـ نوع و مقدار مورد معامله با مشخصات کامل

ـ مدت انجام تعهد و شرایط تحویل مورد معامله

ـ ترتیب عمل و میزان خسارت در مواردی که برنده مناقصه در انجام تعهدات کلاً یا جزئاً تأخیر نماید

ـ الزام به تحویل کالا طبق نمونه ممهور در صورتی­ که تهیه نمونه لازم باشد

ـ اقرار برنده مناقصه به اینکه از مشخصات کار یا کالای معامله و مقتضیات محل تحویل اطلاع کامل دارد

ـ اختیار مناقصه­گزار به افزایش یا کاهش مورد قرارداد تا 25% مقدار مندرج در قرارداد در طول مدت قرارداد

ـ مبلغ قرارداد بر اساس تعداد واحد و برآوردهای واحد و نحوه پرداخت بر اساس کار انجام شده یا کالای تحویل شده

ـ مبلغ پیش پرداخت و ترتیب واریز آن

ـ میزان و مبلغ تضمین حسن انجام معامله و نحوه وصول و استرداد یا ضبط آن

ـ مدت فاصله زمانی بین تحویل موقت و قطعی

ـ اقرار به عدم شمول ممنوعیت قانون منع مداخله وزرا، نمایندگان و کارکنان دولت در معاملات دولتی

ـ سایر شرایطی که مورد توافق طرفین قرار می­گیرد مشروط بر اینکه امتیازی علاوه بر آنچه در شرایط مناقصه ذکر شده برای فروشنده کالا یا خدمت محسوب نگردد

ـ سایر شرایطی که در مناقصه ذکر شده است.

این دستورالعمل در 20 ماده و 6 تبصره در تاریخ ۸/۱۱/۸۵  به تصویب هیأت امنای موسسه آموزش عالی علمی _کاربردی صنعت آب وبرق رسید و از ابتدای سال1386 پس از تصویب وزیرعلوم، تحقیقات و فناوری لازم الاجراست.