دستورالعمل موسسه درباره نگهداری اموال

دستورالعمل موضوع ماده 63 آیین نامه مالی و معاملاتی

در خصوص نگهداری اموال

1ـ کلیات

ماده 1-  کلیه اموالی که توسط موسسه خریداری یا به هر طریق قانونی دیگر به تملک موسسه درآمده یا درآید اموال موسسه محسوب می‌شود و تابع مفاد این آیین‌نامه می‌باشد.

تبصره ـ تعاریف اموال منقول و غیر منقول موضوع این دستور‌العمل تابع تعاریف مذکور در قانون مدنی خواهد بود.

ماده 2-  اموال ‌منقول و غیر منقول که از طرف دستگاه­های دولتی و غیر دولتی به صورت موقت در اختیار موسسه قرار گرفته یا می‌گیرد، از نظر این دستورالعمل اموال امانی محسوب می‌گردد.

ماده 3-  مسوولیت حفظ و حراست اموال به عهده موسسه و نگهداری حساب آنها به عهده مدیر امور مالی می‌باشد.

ماده 4-       اموال منقول موضوع این دستورالعمل بر 3 قسم است:

الف ـ اموال مصرفی: اموالی هستند که بر اثر استفاده تغییر وضعیت داده یا کلاً از بین می‌رود.

ب ـ اموال غیر مصرفی: اموالی هستند که بدون تغییر محسوس و از دست دادن مشخصات اصلی بتوان آنها را به طور مکرر مورد استفاده قرار داد.

ج ـ اموال در حکم مصرفی: اموالی هستند که ظاهراً با اموال غیر مصرفی مشابهت دارند. لکن، به لحاظ طبع و ماهیت یا قلت ارزش آنها تنظیم حساب به صورت حساب اموال غیر مصرفی برای آنها ضرورت ندارد.

ماده 5-  اموال رسیده شامل اموالی است که تحت ابواب جمعی امین اموال قرار می‌گیرد و
اموال فرستاده شامل کلیه اموالی است که طبق مقررات این دستورالعمل به نحوی از انحاء از ابواب جمعی امین اموال خارج و دستور حذف آن صادر شده باشد.

2ـ انتقالات

ماده 6-  با تصویب شورای موسسه می­توان اموال منقول غیر مصرفی را به طور امانی در اختیار موسسات و نهادهای عمومی قرار داد. ضوابط نگهداری و چگونگی پس گرفتن اموال واگذاری به تصویب شورای موسسه خواهد رسید.

ماده 7-  اموال منقول موسسه در صورتی که مازاد بر نیاز یا اسقاط باشد، به استناد ماده 60 آیین­نامه مالی و معاملاتی موسسه، قابل فروش یا تبدیل به احسن می­باشد و درآمد حاصله به حساب درآمد اختصاصی موسسه منظور می‌شود.

ماده 8-  انتقال اموال موسسه از ابواب­جمعی یک امین اموال به ابواب­جمعی امین اموال دیگر با صدور سند انتقال انجام خواهد شد و مراتب جهت انعکاس در دفاتر اموال به واحد امور مالی نیز اعلام می­گردد.

ماده 9-  خروج اموال موسسه باید با رعایت مقررات این دستورالعمل و با صدور مجوز از مقام مجاز موسسه و با پروانه خروج شامل مشخصات کامل اموال و تعیین واحد گیرنده به امضای امین اموال و رئیس اداره مربوط انجام پذیرد. پروانه­های مذکور باید در دفاتری که به همین منظور تهیه شده است ثبت گردد.

3ـ نگهداری حساب

ماده 10-       حساب تمام امـوال موسسه در دفاتر امـوال نگهداری مـی­شـود. مدیـر امور مالی و یاعاملین مالی مکلف هستند تغییرات فهرست اموال مذکور را به طور مستمر در دفاتر مرتبط اعمال نمایند.

4ـ نحوه نظارت

ماده 11-  موسسه مکلف است به منظـور نظارت موثر بر امـوال موسسه و تمرکز حساب آنها، حسن اجرای مفاد آیین­نامه مالی و معاملاتی و همچنین ایجاد هماهنگی و وحدت رویه، اقدامات زیر را انجام دهد:

الف ـ در اجـرای دستـور­العمل­های حاکم بر امـوال موسسه از فـرم­ها (کاربرگ­ها)ی اموال، ضوابط و روش­های روزآمد به تصویب شورای موسسه می رسد استفاده نماید و تا زمان تدوین و تهیه فرم­ها و روش­های مورد نظر از سیستم موجود استفاده کند.

ب ـ اقدامات لازم توسط مدیـر امـور مالـی در مـورد دریافت صورت حساب­های اموال و رسیدگی به آنها و ثبت مشخصات کامل آنها در دفاتر مربوط یاسیستم نرم افزاری.

ج ـ اعزام مأمور به منظور رسیدگی به موجودی و حساب­های اموال و نحوه اجرای مقررات مربوط در مواقع لزوم، همچنین حسب درخواست واحدهای ذیربط.

5 ـ سایر مقررات

ماده 12-       کلیه دفاتر حساب اموال(سیستم نرم افزاری) و دفاتر ثبت پروانه­های خروجی باید قبل از ثبت مشخصات اموال به طور مسلسل شمار­ه­گذاری و پلمپ (قفل نرم افزاری) و در اولین صفحه هر دفتر تعداد صفحات آن و نام واحد مربوط قید و مراتب با درج نام و نام­خانوادگی و به امضای مدیر امور مالی یا فرد مجاز از طرف او و امین اموال مربوط رسیده و به مهر امور مالی ممهور گردد.

ماده 13-  حفظ و حراست و نگهداری حساب اموالی که برای مصارف خاص از طرف اشخاص به موسسه اهدا شده یا می­شود، ضمن رعایت نظر اهداکنندگان اموال، مشمول مقررات مربوط خواهد بود.

ماده 14-  موسسه مکلف است در صورت سرقت، مفقود شدن یا از بین ‌رفتن اموال ناشی از آتش سوزی یا هر علت دیگری و همچنین در موارد تسامح در حفظ و نگهداری اموال موسسه و استفاده غیر مجاز از اموال، نسبت به اعلام موضوع، حسب مورد، به مراجع ذیصلاح و پیگیری امر تا حصول نتیجه نهائی اقدام لازم به عمل آورد.

ماده 15-   اموال مسروقه، مفقود یا از بین رفته در موارد زیر از دفاتر مربوط حذف خواهد شد:

الف- در صورت دستگیری سارق و به دست نیامدن مورد سرقت پس از طی مراحل نهائی رسیدگی به موضوع در مراجع صلاحیت­دار،

ب ـ در صورت پیدا نشدن اموال مفقود یا سارق یا اموال سرقت شده و اعلام بی‌گناهی و عدم سوء نیت مسوولین امر توسط مراجع ذیصلاح.

تبصره 1ـ هر گاه مال سرقت شده یا مفقود شده بعد از حذف از دفاتر پیدا و مسترد شود باید مانند اموال رسیده مجدداً در دفاتر مربوط ثبت شود.

تبصره 2ـ در مواردی که اموال موسسه بر اثر حوادث ناگهانی از قبیل سیل، زلزله و جنگ از بین برود، با تصویب شورای موسسه و تنظیم صورت­جلسه، اموال مذکور از دفاتر مربوط حذف خواهد شد.

ماده 16-      اموال منقولی که با توجه به اهداف موسسه به منظور کمک یا اعانه یا جهت اهدا از محل اعتبارات مربوط خریداری می‌شود از لحاظ واگذاری به دریافت‌ کنندگان کمک یا اهدا، مشمول مقررات این دستورالعمل نیست و تابع ضوابط و مقررات مربوط به خود خواهد ‌بود.

ماده 17-      کلیه کالاهای وارده به انبار موسسه از جمله کالای موضوع ماده 16 این دستورالعمل تا زمانی که در انبار نگهداری می‌شود مشخصات آنها صرفاً در دفاتر انبار ثبت خواهد شد و ضرورتی به الصاق برچسب و نگهداری حساب اموال نخواهد داشت.

این دستورالعمل در 17 ماده و 3 تبصره در تاریخ 08/11/85 به تصویب هیأت امنای موسسه آموزش عالی علمی _کاربردی صنعت آب وبرق رسید و از ابتدای سال 1386پس ازتصویب وزیرعلوم، تحقیقات و فناوری لازم الاجراست.