نظام مالی کارآمد و چابک

در حکم ریاست محترم موسسه به آقای بیک زند٬ از استقرار نظام مالی کارآمد و چابک به عنوان نخستین وظیفه یاد شده است. برای درک اهمیت و ابعاد این وظیفه٬ لازم است مفهوم چابک مورد توجه قرار گیرد.

مدت زیادی نیست که مفهوم چابک٬ یعنی Agile یا Nimble در علم مدیریت مطرح شده است. این واژه به ویژه در ارتباط با تولید به کار می رود. هرچند٬ سازمانهای ارائه کننده خدمات نیز می توانند اصول چابکی را در سازماندهی و فعالیت خود به کار گیرند.

برای ارائه یک تعریف ساده از این مفهوم ٬ می توانیم آن را با مفاهیم مخالفش بشناسیم. چابک از یک نظر در برابر فربه قرار دارد. یک انسان فربه با وزن اضافی خود٬ فشاری به قلب وارد می آورد که فعالیت آن را مختل می کند. این فربگی موجب می شود بخشی از مواد غذایی و اکسیژن که برای تامین آن وقت و هزینه صرف شده است به هدر رود. این فربگی باعث کندی فعالیت٬ از دست رفتن نشاط و کاهش طول عمر می شود. در سازمانهای اجتماعی نیز تورم تشکیلاتی موجب می شود بخشی از منابع محدود سازمان٬ به صورت کارا مورد استفاده قرار نگیرد.

از طرف دیگر چابکی در برابر سستی قرار دارد. یک فرد ضعیف نیز قادر نیست به خواسته های و نیازهای زندگی به درستی پاسخ دهد. در اینجا دیگر کاهش وزن کافی نیست. مهارتهایی که به تدریج به دست آمده و به پیچیدگی عضلات منجر شده است٬ فرد چابک را قادر می کند  به تغییرات محیط سریعاْ پاسخ دهد. سازمانها نیز برای آن که واکنش های مناسب و به موقعی نسبت به محیط خود داشته باشند باید آن محیط را به درستی بشناسند و هوشیارانه و به سرعت خود را با آن تطبیق دهند و در محیط٬ به سود خود تغییر ایجاد کنند.

یک سازمان چابک باید بتواند خود را برای دنیای رقابتی امروز کاملاْ آماده کند. اگر از دید امور مالی بخواهیم به تمام سازمان نگاه کنیم٬‌ چابکی با اهرم ها٬ فرمول نسبت دوپونت و اقداماتی نظیر کاهش دارایی ثابت پیوند می خورد. اما اگر بخواهیم خود امور مالی یک سازمان چابک باشد٬ باید موارد زیر را در آن امور درنظر بگیریم:

1. کاهش نیروی انسانی مازاد
2. رها کردن عادت های قدیمی که دیگر ضرورت خود را از دست داده اند و پذیرش تحولات جدید در سیستم مالی
3. در اولویت قرار دادن پاسخگویی به نیاز مراجعان٬ به ویژه در نظر گرفتن این موضوع در هر لحظه که امورمالی باید در خدمت تحقق اهداف موسسه باشد.
4. سرعت بخشی به روند انجام یک کار در قسمتهای مختلف مالی از طریق سنجش جداگانه فعالیت هر قسمت و پاسخگویی قسمتها در مقابل یکدیگر در هر مرحله از زنجیره ارزش
5. استفاده گسترده از فناوری اطلاعات٬ رایانه و وب
6. انتخاب سبک مدیریت اقناعی به جای دستوری و واکنش مناسب به هر وظیفه٬ مسئله یا مشکل جدید با بهره گیری از خلاقیت و تجارب کارکنان مالی
7. ساده سازی مراحل اجرای کار و شفاف نشان دادن قوانین و مقررات مرتبط با هر فرم و روال و تصمیم
8. ارتباط دائم با سازمانهای مالی مشابه و نیز شرکتهایی که در عرصه فعالیت شرکت٬ رقیب یا همکار محسوب می شوند.