دستورالعمل موضوع ماده 63 آیین نامه مالی و معاملاتی
1ـ کلیات
ماده 1- کلیه اموالی که توسط موسسه خریداری یا به هر طریق قانونی دیگر به تملک موسسه درآمده یا درآید اموال موسسه محسوب میشود و تابع مفاد این آییننامه میباشد.
تبصره ـ تعاریف اموال منقول و غیر منقول موضوع این دستورالعمل تابع تعاریف مذکور در قانون مدنی خواهد بود.
ماده 2- اموال منقول و غیر منقول که از طرف دستگاههای دولتی و غیر دولتی به صورت موقت در اختیار موسسه قرار گرفته یا میگیرد، از نظر این دستورالعمل اموال امانی محسوب میگردد.
ماده 3- مسوولیت حفظ و حراست اموال به عهده موسسه و نگهداری حساب آنها به عهده مدیر امور مالی میباشد.
ماده 4- اموال منقول موضوع این دستورالعمل بر 3 قسم است:
الف ـ اموال مصرفی: اموالی هستند که بر اثر استفاده تغییر وضعیت داده یا کلاً از بین می‌رود.
ب ـ اموال غیر مصرفی: اموالی هستند که بدون تغییر محسوس و از دست دادن مشخصات اصلی بتوان آنها را به طور مکرر مورد استفاده قرار داد.
ج ـ اموال در حکم مصرفی: اموالی هستند که ظاهراً با اموال غیر مصرفی مشابهت دارند. لکن، به لحاظ طبع و ماهیت یا قلت ارزش آنها تنظیم حساب به صورت حساب اموال غیر مصرفی برای آنها ضرورت ندارد.
ماده 5- اموال رسیده شامل اموالی است که تحت ابواب جمعی امین اموال قرار میگیرد و
اموال فرستاده شامل کلیه اموالی است که طبق مقررات این دستورالعمل به نحوی از انحاء از ابواب جمعی امین اموال خارج و دستور حذف آن صادر شده باشد.
2ـ انتقالات
ماده 6- با تصویب شورای موسسه میتوان اموال منقول غیر مصرفی را به طور امانی در اختیار موسسات و نهادهای عمومی قرار داد. ضوابط نگهداری و چگونگی پس گرفتن اموال واگذاری به تصویب شورای موسسه خواهد رسید.
ماده 7- اموال منقول موسسه در صورتی که مازاد بر نیاز یا اسقاط باشد، به استناد ماده 60 آییننامه مالی و معاملاتی موسسه، قابل فروش یا تبدیل به احسن میباشد و درآمد حاصله به حساب درآمد اختصاصی موسسه منظور میشود.
ماده 8- انتقال اموال موسسه از ابوابجمعی یک امین اموال به ابوابجمعی امین اموال دیگر با صدور سند انتقال انجام خواهد شد و مراتب جهت انعکاس در دفاتر اموال به واحد امور مالی نیز اعلام میگردد.
ماده 9- خروج اموال موسسه باید با رعایت مقررات این دستورالعمل و با صدور مجوز از مقام مجاز موسسه و با پروانه خروج شامل مشخصات کامل اموال و تعیین واحد گیرنده به امضای امین اموال و رئیس اداره مربوط انجام پذیرد. پروانههای مذکور باید در دفاتری که به همین منظور تهیه شده است ثبت گردد.
3ـ نگهداری حساب
ماده 10- حساب تمام امـوال موسسه در دفاتر امـوال نگهداری مـیشـود. مدیـر امور مالی و یاعاملین مالی مکلف هستند تغییرات فهرست اموال مذکور را به طور مستمر در دفاتر مرتبط اعمال نمایند.
4ـ نحوه نظارت
ماده 11- موسسه مکلف است به منظـور نظارت موثر بر امـوال موسسه و تمرکز حساب آنها، حسن اجرای مفاد آییننامه مالی و معاملاتی و همچنین ایجاد هماهنگی و وحدت رویه، اقدامات زیر را انجام دهد:
الف ـ در اجـرای دستـورالعملهای حاکم بر امـوال موسسه از فـرمها (کاربرگها)ی اموال، ضوابط و روشهای روزآمد به تصویب شورای موسسه می رسد استفاده نماید و تا زمان تدوین و تهیه فرمها و روشهای مورد نظر از سیستم موجود استفاده کند.
ب ـ اقدامات لازم توسط مدیـر امـور مالـی در مـورد دریافت صورت حسابهای اموال و رسیدگی به آنها و ثبت مشخصات کامل آنها در دفاتر مربوط یاسیستم نرم افزاری.
ج ـ اعزام مأمور به منظور رسیدگی به موجودی و حسابهای اموال و نحوه اجرای مقررات مربوط در مواقع لزوم، همچنین حسب درخواست واحدهای ذیربط.
ماده 12- کلیه دفاتر حساب اموال(سیستم نرم افزاری) و دفاتر ثبت پروانههای خروجی باید قبل از ثبت مشخصات اموال به طور مسلسل شمارهگذاری و پلمپ (قفل نرم افزاری) و در اولین صفحه هر دفتر تعداد صفحات آن و نام واحد مربوط قید و مراتب با درج نام و نامخانوادگی و به امضای مدیر امور مالی یا فرد مجاز از طرف او و امین اموال مربوط رسیده و به مهر امور مالی ممهور گردد.
ماده 13- حفظ و حراست و نگهداری حساب اموالی که برای مصارف خاص از طرف اشخاص به موسسه اهدا شده یا میشود، ضمن رعایت نظر اهداکنندگان اموال، مشمول مقررات مربوط خواهد بود.
ماده 14- موسسه مکلف است در صورت سرقت، مفقود شدن یا از بین رفتن اموال ناشی از آتش سوزی یا هر علت دیگری و همچنین در موارد تسامح در حفظ و نگهداری اموال موسسه و استفاده غیر مجاز از اموال، نسبت به اعلام موضوع، حسب مورد، به مراجع ذیصلاح و پیگیری امر تا حصول نتیجه نهائی اقدام لازم به عمل آورد.
ماده 15- اموال مسروقه، مفقود یا از بین رفته در موارد زیر از دفاتر مربوط حذف خواهد شد:
الف- در صورت دستگیری سارق و به دست نیامدن مورد سرقت پس از طی مراحل نهائی رسیدگی به موضوع در مراجع صلاحیتدار،
ب ـ در صورت پیدا نشدن اموال مفقود یا سارق یا اموال سرقت شده و اعلام بی‌گناهی و عدم سوء نیت مسوولین امر توسط مراجع ذیصلاح.
تبصره 1ـ هر گاه مال سرقت شده یا مفقود شده بعد از حذف از دفاتر پیدا و مسترد شود باید مانند اموال رسیده مجدداً در دفاتر مربوط ثبت شود.
تبصره 2ـ در مواردی که اموال موسسه بر اثر حوادث ناگهانی از قبیل سیل، زلزله و جنگ از بین برود، با تصویب شورای موسسه و تنظیم صورتجلسه، اموال مذکور از دفاتر مربوط حذف خواهد شد.
ماده 16- اموال منقولی که با توجه به اهداف موسسه به منظور کمک یا اعانه یا جهت اهدا از محل اعتبارات مربوط خریداری میشود از لحاظ واگذاری به دریافت کنندگان کمک یا اهدا، مشمول مقررات این دستورالعمل نیست و تابع ضوابط و مقررات مربوط به خود خواهد بود.
ماده 17- کلیه کالاهای وارده به انبار موسسه از جمله کالای موضوع ماده 16 این دستورالعمل تا زمانی که در انبار نگهداری میشود مشخصات آنها صرفاً در دفاتر انبار ثبت خواهد شد و ضرورتی به الصاق برچسب و نگهداری حساب اموال نخواهد داشت.
این دستورالعمل در 17 ماده و 3 تبصره در تاریخ 08/11/85 به تصویب هیأت امنای موسسه آموزش عالی علمی _کاربردی صنعت آب وبرق رسید و از ابتدای سال 1386پس ازتصویب وزیرعلوم، تحقیقات و فناوری لازم الاجراست.
ماده 1- آگهی مناقصه و مزایده حداقل یک نوبت در روزنامههای کثیرالانتشار کشور و در صورت لزوم یک تا ۳ نوبت در روزنامههای کثیرالانتشار محلی منتشر میگردد.
تبصره 1ـ موسسه در صورتی که لازم تشخیص دهد میتواند علاوه بر آگهی مناقصه یا مزایده با استفاده از سایر امکانات از قبیل نشر آگهی در محل‌های مناسب یا پخش آگهی از طریق دیگر رسانههای ارتباط جمعی یا ارسال آگهی برای اشخاص ذیربط (فروشندگان و خریداران کالا یا خدمات) از متقاضیان دعوت به عمل آورد.
تبصره 2ـ در مواردی که با تشخیص موسسه٬ موضوع معامله ایجاب نماید که آگهی مناقصه یا مزایده در سطح بینالمللی منتشر شود میتوان نسبت به درج آن در نشریات بینالمللی داخلی یا خارجی اقدام کرد و یک نسخه از آگهی از طریق وزارت امور خارجه به سفارتخانههای کشورهای ذیربط در تهران یا سفارتخانههای جمهوری اسلامی ایران در خارج از کشور فرستاده شود.
ماده 2- در مناقصه نکات زیر باید رعایت شود:
ـ نوع و مقدار کار یا کالا با ذکر مشخصات کامل،
ـ مدت و محل و نحوه تحویل کالا یا خدمت و ترتیب عمل و میزان خسارت در مواردی که طرف معامله در تحویل کالا یا انجام کار کلاً یا بعضاً تاخیر نماید
ـ تصریح بر اینکه بهای پیشنهادی باید به مبلغ مشخص یا بر اساس درصد کسر یا اضافه نسبت به واحد بهای اعلام شده تعیین و در پاکت لاک و مهر شده تسلیم گردد
ـ مدت قبول پیشنهاد کتبی که حداقل 10 روز پس از انتشار آخرین آگهی در روزنامه
کثیرالانتشار خواهد بود
ـ محل و نحوه تسلیم پیشنهاد
ـ میزان و نوع سپرده شرکت در مناقصه (اعم از واریز وجه نقد به حساب سپرده موسسه یا ارائه ضمانتنامه یا چک بانکی در وجه موسسه)
ـ میزان تضمین حسن انجام کار یا معامله و نحوه دریافت و استرداد آن
ـ حداکثر مدتی که برای بررسی پیشنهادها و تشخیص واجد یا واجدین شرایط برنده مناقصه لازم است
ـ روز و ساعت و محل قرائت پیشنهادهای رسیده و مجاز بودن حضور پیشنهاد دهندگان یا نمایندگان رسمی آنها در کمیسیون مناقصه
ـ میزان پیش پرداخت و ترتیب واریز در صورتی که پرداخت آن به تشخیص موسسه به ترتیب مناقصه لازم باشد
ـ محل توزیع یا فروش نقشهها و مشخصات کار و شرایط در صورت لزوم
ـ محل توزیع نمونه قراردادها و ضمانتنامهها در صورت لزوم، که در آن صورت میبایست فرم مربوط توسط متقاضی یا نمایندگان رسمی او دریافت و با قید "مورد قبول است" امضا و ضمیمه پیشنهاد شود
ـ تصریح این نکته که صرفاً شرکت در مناقصه و ارائه پیشنهاد٬ ایجاد حق برای شرکت کننده و ایجاد تکلیف یا سلب اختیار برای دستگاه مناقصهگزار نمی‌نماید.
ماده 3- در صورتی که موسسه ذکر شرایط خاصی را علاوه بر مندرجات ماده 2 لازم تشخیص دهد و با آییننامه مالی و معاملاتی موسسه مغایر نباشد٬ میتواند در مناقصه منظور نماید.
ماده 4- منظـور نمـودن هرگونه شرط یـا شروط جدید در قـرارداد علاوه بـر مندرجات مناقصه که برای برنده مناقصه امتیاز محسوب گردد٬ ممنوع میباشد.
ماده 5- در صورتی که شرایط مناقصه که میبایست مطابق با مواد 2 و 3 و بندهای آن در آگهی ذکر شود مفصل بوده، مستلزم هزینه زیادی شود میتوان نوع کار یا کالای مورد معامله٬ تعداد و محل تحویل٬ میزان پیش پرداخت و مدت و محل قبول پیشنهادها و میزان سپرده یا ضمانتنامه شرکت در مناقصه در آگهی درج شود و تصریح گردد که نقشهها و برگ شرایط و مشخصات معامله در محل موجود است و پیشنهاد دهندگان باید یک نسخه از آن را دریافت و با قید "مورد قبول است" امضا و ضمیمه پیشنهاد٬ تسلیم نمایند.
ماده 6- موسسه مکلف است٬ در تاریخ مقرر و اعلام شده در آگهی٬ کمیسیون مناقصه را با حضور کلیه اعضا تشکیل و به شرح زیر تصمیم اتخاذ نماید:
1ـ در صورتجلسه کمیسیون نفرات اول تا سوم برنده مناقصه را با توجه به قیمتهای پیشنهادی «شرایط پیشنهادی متقاضیان و صلاحیتها و توانائیها» مشخص و به اطلاع برسد.
2ـ دلایل رد پیشنهادهای مبهم یا ناقص صراحتاً ذکر شود و به اطلاع طرف ذینفع برسد.
ماده 7- سپرده برنده اول شرکت در مناقصه که ظرف مدت یک هفته پس از اعلام نتیجه مناقصه حاضر به تنظیم قرارداد یا انجام معامله نباشد٬ به نفع موسسه ضبط میشود.
تبصره ـ سپرده شرکت در مناقصه برندگان دوم و سوم مناقصه٬ حداکثر ظرف مدت یک ماه باید به آنان مسترد شود٬ مگر اینکه در این مدت برای انجام معامله یا تنظیم قرارداد٬ پیشنهاد کتبی موسسه به ترتیب اولویت به نامبردگان ابلاغ گردد که در این صورت به شرط استنکاف برندگان از انجام معامله٬ سپرده آنان نیز به نفع موسسه ضبط خواهد شد.
ماده 8- موسسه مجاز است مقدار کار یا کالای مورد معامله را تا 25% افزایش یا کاهش دهد.
ماده 9- موسسه در رد تمام یا هر یک از پیشنهادها مختار است.
تبصره ـ دلایل رد پیشنهادها میبایست در صورتجلسه موضوع ماده 6 این دستورالعمل صراحتاً ذکر شود.
ماده 10- موسسه مکلف است هر گونه عوارض و کسور قانونی را که به مبلغ معامله تعلق میگیرد هنگام پرداخت از مبلغ ناخالص معامله کسر و به حسابهای مربوط واریز و رسید آن را به فروشنده یا طرف قرارداد تسلیم نماید.
ماده 11- میزان سپرده شرکت در مناقصه به تشخیص بالاترین مقام اجرائی از 5% مبلغ معامله کمتر و از20% آن بیشتر نخواهد بود و در هر حال این مبلغ نباید از 000‚500 ریال کمتر باشد.
ماده 12- موسسه مکلف است هنگام عقد قرارداد حداقل 5% و حداکثر 10% بابت ضمانت حسن اجرای تعهدات از طرف قرارداد ضمانتنامه بانکی یا سپرده نقدی که به حساب واریز شود٬ دریافت نماید. در موارد استثنائی با تشخیص رییس موسسه سفته یا چک بانکی به جای ضمانتنامه بانکی اخذ میشود.
ماده 13- موسسه مکلف است در مورد قراردادهای ساختمانی و حمل و نقل٬ علاوه بر اخذ تضمین ماده 12 در هر پرداخت معادل 10% اقلام پرداختی را بابت سپرده حسن انجام کار نزد خود نگهداری نماید.
ماده 14- سپرده ماده 13 پس از تحویل قطعی کار یا خدمت انجام شده و تنظیم صورتمجلس تحویل قطعی به ذینفع مسترد میگردد.
تبصره ـ آن قسمت از سپرده موضوع ماده 13 که در اثر عدم اجرای حسن انجام کار به تصویب هیأتی مرکب از نماینده تامالاختیار موسسه٬ مدیر امور مالی٬ نماینده تامالاختیار طرف قرارداد و مشاور ضبط میگردد، درآمد موسسه خواهد بود.
ماده 15- اعضای کمیسیون مناقصه عبارتند از:
1ـ معاون پشتیبانی موسسه
2ـ مدیر امور مالی موسسه
3ـ یک نفر نماینده رئیس موسسه.
اعضای مذکور با حکم رسمی رئیس موسسه به این منظورمنصوب و حسب مورد از آنان برای شرکت در جلسه دعوت به عمل میآید و اعضای مذکور مکلف به حضور در جلسه در وقت مقرر و اظهار نظر خواهند بود. لیکن، آرای کمیسیون با اکثریت قابل اجرا میباشد.
تبصره ـ حضور کارشناس ذیربط در مواردی که معامله مربوط به امور فنی باشد با تشخیص رئیس موسسه الزامی است.
ماده 16- در صورتی که در موعد مقرر پیشنهادی نرسیده باشد، موسسه میتواند مناقصه را تجدید یا موضوع را برای اخذ تصمیم به هیأت موضوع ماده 46 آییننامه مالی و معاملاتی ارجاع دهد.
ماده 17- موسسه در مواردی که لازم بداند، میتواند یک روز قبل از افتتاح پیشنهادهای رسیده، شاخص قیمتهای مربوط به موضوع مناقصه را به طریق مقتضی و مطمئن به طور محرمانه تهیه و در پاکت لاک و مهر شده در اختیار کمیسیون مناقصه قرار دهد.
ماده 18- ماموران و مسوولان موسسه موظفند برای ابلاغ نتیجه مناقصه به برنده، به نحوی اقدام نمایند که بهعلت انقضای مدت، خسارتی متوجه موسسه نگردد، در غیر این صورت تعلل آنها قابل تعقیب است.
ماده 19- درمواردی که انجام کار یا تحویل کالای مورد مناقصه ظرف حداکثر 10 روز کاری پس از ابلاغ نظر کمیسیون به برنده میسر نباشد، عقد قرارداد الزامی است.
ماده 20- قرارداد بایستی حاوی نکات زیر باشد:
ـ نام متعاملین
ـ نوع و مقدار مورد معامله با مشخصات کامل
ـ مدت انجام تعهد و شرایط تحویل مورد معامله
ـ ترتیب عمل و میزان خسارت در مواردی که برنده مناقصه در انجام تعهدات کلاً یا جزئاً تأخیر نماید
ـ الزام به تحویل کالا طبق نمونه ممهور در صورتی که تهیه نمونه لازم باشد
ـ اقرار برنده مناقصه به اینکه از مشخصات کار یا کالای معامله و مقتضیات محل تحویل اطلاع کامل دارد
ـ اختیار مناقصهگزار به افزایش یا کاهش مورد قرارداد تا 25% مقدار مندرج در قرارداد در طول مدت قرارداد
ـ مبلغ قرارداد بر اساس تعداد واحد و برآوردهای واحد و نحوه پرداخت بر اساس کار انجام شده یا کالای تحویل شده
ـ مبلغ پیش پرداخت و ترتیب واریز آن
ـ میزان و مبلغ تضمین حسن انجام معامله و نحوه وصول و استرداد یا ضبط آن
ـ مدت فاصله زمانی بین تحویل موقت و قطعی
ـ اقرار به عدم شمول ممنوعیت قانون منع مداخله وزرا، نمایندگان و کارکنان دولت در معاملات دولتی
ـ سایر شرایطی که مورد توافق طرفین قرار میگیرد مشروط بر اینکه امتیازی علاوه بر آنچه در شرایط مناقصه ذکر شده برای فروشنده کالا یا خدمت محسوب نگردد
ـ سایر شرایطی که در مناقصه ذکر شده است.
این دستورالعمل در 20 ماده و 6 تبصره در تاریخ ۸/۱۱/۸۵ به تصویب هیأت امنای موسسه آموزش عالی علمی _کاربردی صنعت آب وبرق رسید و از ابتدای سال1386 پس از تصویب وزیرعلوم، تحقیقات و فناوری لازم الاجراست.
دستورالعمل موضوع ماده 41 آیین نامه مالی و معاملاتی
درخصوص نحوه هزینه کردن هدایا و کمکهای مردمی
ماده 1- هدایا و کمکهای مردمی موضوع این دستورالعمل به وجوهی اطلاق میگردد که با رعایت مقررات مربوط به نحوه جذب و استفاده از کمکهای مردمی در زمینه توسعه و گسترش دانشگاه ها و موسسات آموزش عالی و تحقیقاتی کشور مصوب جلسات 78 و 80 و 81 مورخ۶۷/۳/۳ و ۱۷/۳/۶۷ و ۲۴/۳/۶۷ شورای مشترک کمیسیون های شورای عالی انقلاب فرهنگی و ماده 5 قانون نحوه انجام امور مالی و معاملاتی دانشگاه ها و موسسات آموزشی و تحقیقاتی مصوب 18/10/69 مجلس شورای اسلامی از سوی اشخاص حقیقی یا حقوقی به صورت داوطلبانه در اختیار موسسه آموزش عالی علمی_کاربردی صنعت آب وبرق که در این آییننامه موسسه نامیده میشود٬ قرار میگیرد.
ماده 2- در مواردی که اشخاص حقیقی یا حقوقی اهدا کننده٬ موارد مصرف وجوه اهدایی خود را مشخص نمایند، در صورت عدم مغایرت با اهداف موسسه و تأیید شورای موسسه وجوه مذکور منحصراً در موارد تعیین شده مصرف خواهد گردید.
ماده 3- وجوهی که اشخاص حقیقی یا حقوقی مصرف آن را تعیین ننموده یا هیچگونه محدودیتی قائل نشدهاند و صرفاً به منظور کمک به پیشبرد اهداف موسسه اهدا می‌نمایند٬ با تشخیص رئیس موسسه در امور آموزشی٬ پژوهشی٬ و مصارف عمومی هزینه خواهد گردید.
ماده 4- هدایا و کمکهای مردمی موضوع این دستورالعمل، بر حسب نوع کمک در حسابهای بانکی قابل برداشت، واریز خواهد گردید. افتتاح حساب و برداشت از حسابهای مذکور با امضای رئیس موسسه یا مقام مجاز از طرف وی و مدیر امورمالی میباشد.
ماده 5- موسسه میتواند از موجودی مازاد بر احتیاج حساب هدایا وکمکهای مردمی به صورت اوراق مشارکت و حسابهای پس‌انداز بانکها سرمایهگذاری نماید. سود حاصل از سرمایهگذاری با رعایت مفاد ماده 3 این دستورالعمل به مصرف خواهد رسید.
ماده 6- هدایا و کمکهای غیر نقدی اشخاص حقیقی و حقوقی که نحوه استفاده آن توسط اهدا کننده مشخص شده باشد، به همان صورت مورد استفاده قرار خواهد گرفت. در غیر این صورت، نحوه استفاده از آن یا ضرورت تبدیل هدایای غیر نقدی به نقدی به تشخیص شورای موسسه انجام خواهد شد.
تبصره ـ چنانچه هدایای غیر نقدی به نقدی تبدیل گردد، مصرف وجوه حاصله از تبدیل٬ تابع مفاد این دستورالعمل خواهد بود.
این دستورالعمل در 6 ماده و 1 تبصره در تاریخ 08/11/ 85 به تصویب هیأت امنای موسسه آموزش عالی علمی _کاربردی صنعت آب وبرق رسید و از ابتدای سال 1386 پس از تصویب وزیر علوم٬ تحقیقات و فناوری لازم الاجراست.